Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Versión 2026-10-20, vigente desde el 20 de octubre de 2026. Se aplica a la plataforma Naycora (https://app.naycora.com).

1. Responsable del tratamiento

• Nombre: Nayib David Ayala Carmona
• Domicilio: Cartagena de Indias, Colombia
• Correo para asuntos de datos personales: privacidad@naycora.com
• Teléfono: 3007096767

Esta política cumple la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).

2. En qué calidad tratamos los datos

• Como responsables, de los datos de las personas que usan la plataforma (usuarios) y de quienes nos contactan.
• Como encargados, de la información que cada cliente carga para obtener el servicio: la contabilidad y los terceros de sus empresas, y los datos de los propietarios de una copropiedad. Frente a esos datos el responsable es el cliente (la firma contable, la empresa o la administración), que declara tener la autorización de los titulares. Solo los usamos para prestarle el servicio y siguiendo sus instrucciones.

3. Qué datos tratamos

• Usuarios: nombre, correo, contraseña (se guarda solo un hash criptográfico irreversible, nunca la contraseña), el secreto de la verificación en dos pasos (cifrado), y el registro de ingresos y acciones (fecha, dirección IP y la acción realizada) para seguridad.
• Contabilidad que carga el cliente: movimientos del libro auxiliar, informes de ventas y declaraciones; de los terceros solo identificación, tipo de documento, nombre, tipo de contribuyente y ciudad. Los demás campos del archivo (dirección, teléfono, correo de los terceros) se descartan al leerlo.
• Copropiedades: de cada propietario, su identificación, nombre, unidad, dirección, teléfono, correo y la cartera de la copropiedad (saldos, cuotas, intereses, anticipos), necesarios para generar y enviar su cuenta de cobro y su estado de cuenta.
• Correo conectado: la dirección y el nombre de la cuenta y el permiso de envío, guardado cifrado.

La plataforma no está diseñada para solicitar ni tratar deliberadamente datos sensibles ni datos de niñas, niños o adolescentes. Los clientes deben limitar la información que cargan a la estrictamente necesaria para el servicio y cumplir las obligaciones legales frente a los titulares; si un archivo trae esos datos, solo se usan para prestar el servicio.

4. Para qué los usamos

• Crear y administrar las cuentas, verificar la identidad al ingresar y proteger la plataforma.
• Procesar la información cargada y entregar los informes, documentos y cuentas de cobro que el cliente pide.
• Enviar los correos que el cliente ordena (cuentas de cobro) y los avisos de la plataforma (vencimientos, tareas, seguridad).
• Atender solicitudes, soporte y comentarios, y mejorar el servicio con estadísticas de uso por módulo.

Los correos de la plataforma solo se envían a direcciones que el cliente registra porque tiene una relación de administración o de cobro con el destinatario; no se envían boletines ni publicidad. Los rebotes y las quejas se registran y esa dirección deja de recibir correos hasta que el cliente la corrija. Quien no quiera recibirlos puede pedírselo a la administración que los envía o escribirnos al correo de contacto.

No vendemos, alquilamos ni compartimos datos con terceros para publicidad, ni los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

5. Correo conectado (Google y Microsoft)

Si una administración conecta su cuenta de Gmail o Google Workspace, o de Outlook, Hotmail o Microsoft 365, la plataforma solicita únicamente el permiso de enviar correos en su nombre (Google: gmail.send; Microsoft: Mail.Send) y los datos básicos del perfil para saber desde qué cuenta se envía: dirección de correo y nombre (Google: openid email; Microsoft: openid email User.Read, más offline_access para poder enviar sin pedir el ingreso cada vez). Con ese permiso solo se envían las cuentas de cobro y avisos que la propia administración ordena desde la plataforma. No se leen, guardan ni analizan sus correos, contactos, archivos ni ningún otro dato de la cuenta. La contraseña de la cuenta nunca llega a la plataforma y el permiso se guarda cifrado solo mientras la cuenta esté conectada. Se puede retirar en cualquier momento con «Desconectar» en la plataforma, que revoca el permiso ante Google o Microsoft y lo borra de inmediato, o desde la configuración de seguridad de la cuenta de Google o Microsoft.

Naycora no accede al contenido de los mensajes, contactos ni archivos de las cuentas de Google o Microsoft conectadas: los permisos concedidos solo permiten enviar, no leer. La autorización se usa exclusivamente para enviar los correos que el usuario ordena desde la plataforma. Los datos obtenidos mediante las API de Google no se usan para publicidad, no se venden y no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial. El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google se ajustan a la Política de datos de usuario de los servicios de las API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.

6. Quién más participa (encargados) y dónde están los datos

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan los datos por nuestra cuenta y bajo nuestras instrucciones:

• Amazon Web Services (servidores, copias de seguridad cifradas y envío de correo con Amazon SES), en Estados Unidos.
• El proveedor de envío de correo de la plataforma, cuando el correo no sale por la cuenta conectada de la administración.
• Google o Microsoft, solo cuando la administración conecta su cuenta para enviar desde ella.

Por eso hay transmisión internacional de datos a Estados Unidos: los datos se entregan a encargados que los tratan por cuenta nuestra, no a otros responsables. Esa transmisión se rige por los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013 (compilados en el Decreto 1074 de 2015) y por los contratos de tratamiento de datos de cada proveedor, que los obligan a usar los datos solo para prestar su servicio y a mantener su seguridad y confidencialidad. Frente a los datos que cargan los clientes, nosotros actuamos a su vez como su encargado y solo los transmitimos a estos proveedores para prestarles el servicio.

7. Seguridad

• Conexión cifrada (HTTPS) y servidor con acceso restringido.
• Cada empresa está separada de las demás también en la base de datos.
• Contraseñas guardadas como hash irreversible, verificación en dos pasos (obligatoria para la administración de la plataforma) y bloqueo ante intentos repetidos.
• Copias de seguridad diarias cifradas, guardadas fuera del servidor.
• Registro de auditoría de los ingresos y acciones importantes.

8. Cuánto tiempo los conservamos

Las bases de datos estarán vigentes mientras se preste el servicio y por el tiempo adicional que exijan la ley o la atención de reclamos. Los datos de cada cliente se conservan mientras tenga el servicio. Las cuentas de prueba se borran a los 30 días de terminada la prueba. Al terminar el servicio, el cliente puede descargar su información y pedir su eliminación; las copias de seguridad se eliminan en el ciclo normal de 30 días. Los registros de seguridad se conservan el tiempo necesario para atender incidentes y obligaciones legales.

9. Cookies

La plataforma usa una sola cookie, esencial, para mantener la sesión iniciada. No usa cookies de analítica, de publicidad ni de terceros.

10. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales usted puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; pedir prueba de la autorización otorgada; ser informado del uso que se les da; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder a ellos gratuitamente.

11. Cómo ejercer sus derechos

Área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos: Nayib David Ayala Carmona, como responsable del tratamiento.

Escriba a privacidad@naycora.com indicando su nombre, su número de identificación, lo que pide y un medio para responderle.

• Consultas: se responden en máximo 10 días hábiles; si no es posible, se le informa el motivo y se responde en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o revocar): se responden en máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles informándole el motivo.

Si sus datos los cargó una copropiedad, una empresa o una firma contable (por ejemplo, usted es propietario de una unidad), el responsable es esa entidad: puede dirigirse a ella y nosotros le ayudaremos a atender su solicitud.

12. Cambios a esta política

Si la política cambia de forma importante, lo informaremos en la plataforma antes de que empiece a aplicarse. La versión vigente es la publicada en esta página.